Problemstellung
Im Anwendungsbereich der HOAI 2013 war für eine wirksame Honorarvereinbarung stets die Schriftform erforderlich. Durch die novellierte Fassung der HOAI aus dem Jahr 2021 reicht mittlerweile die Textform aus.
Aufpassen müssen alles diejenigen, die Verträge mit Kommunen abschließen. Denn Kommunen haben weiterhin die gesetzliche Vorgabe, Verträge in Schriftform zu schließen. Diese Vorgaben stammen aus dem jeweiligen Kommunalrecht der einzelnen Bundesländer. Sowohl die Gerichte als auch beispielsweise das Bayerische Staatsministeriums des Innern sind der Auffassung, dass die kommunalrechtlichen Verpflichtungen zur Schriftform weiterhin bestand haben.
Davon sind insbesondere die Vertragsschlüsse nach einem Vergabeverfahren mit einer Gemeinde, Stadt, Landkreis, Bezirk oder Zweckverband betroffen. Diese erfolgen grundsätzlich durch das Zuschlagsschreiben. Ein wirksames Zuschlagsschreiben setzt aus Sicht des Vergaberechts Textform voraus. Für einen formwirksamen Vertrag mit einer Kommune ist jedoch ein schriftliches Zuschlagsschreiben oder ein schriftlicher Vertrag notwendig.
Exkurs – Unterschied zwischen Schriftform und Textform
Schriftform erfordert eine eigenhändige Namensunterschrift des Erklärenden.
Textform setzt eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger voraus.
Die Schriftform stellt somit ein Originaldokument dar, welches eigenhändig unterschrieben ist. Das digitale Einfügen eines Scans der Unterschrift reicht nicht aus. Für die Textform hingegen genügt bspw. eine E-Mail mit Namens- und Unternehmensnennung aus.
Durch den Grundsatz der elektronischen Vergabe kommen Vertrage standardmäßig durch elektronische Zuschlagsschreiben über die Vergabeplattformen – also lediglich Textform – zustande. Somit ist insbesondere bei Vergabeverfahren – nicht zuletzt wegen der regelmäßig hohen Auftragswerte – besondere Vorsicht gefragt.
Was sind mögliche Konsequenzen?
Erklärungen, welche nicht den gesetzlichen Formvorschriften entsprechen, sind unwirksam und ein entsprechender Vertrag ist nicht zustande gekommen. Somit kann beispielsweise ein Architekt kein Honorar für seine erbrachten Leistungen verlangen. Zudem nahmen Gerichte bereits in der Vergangenheit an, dass Planungsleistungen bis in die Leistungsphase 4 „Akquiseleistungen“ darstellen können und somit nicht vergütungspflichtig sind. Damit unterfällt es dem Risiko des Planers, dass er Leistungen in der Hoffnung auf einen zukünftigen Vertragsschluss erbringt.
Was gilt es zu beachten?
In erster Linie sind die Kommunen als öffentliche Auftraggeber in der Pflicht die kommunalrechtliche Formvorschriften richtig anzuwenden. Dennoch sollten auch die jeweiligen Auftragnehmer im eigenen Interesse auf die Einhaltung drängen. Insbesondere bei Planungsleistungen droht ein totaler Ausfall des Honorars, da besonders bei Planern anerkannt ist, dass diese erhebliche Leistungen umsonst und zu Akquisezwecken erbringen.
Abschließender Tipp
Nach dem Zuschlag auf einen Auftrag mit einer Kommune ist allen Auftragnehmern dringend zu empfehlen, die Vertragssituation zu prüfen und gegebenenfalls auf den Abschluss eines schriftlichen Vertrages zu drängen. Fehlt es an der notwendigen Schriftform, ist kein wirksamer Vertrag zustande gekommen und Leistung sowie Gegenleistung müssen nicht erbracht werden. Ein Hinweis an den Auftraggeber genügt meistens, um einen formwirksamen Vertrag zu schließen. Fehlt es weiterhin an einer schriftlichen Erklärung der Kommune, sollte sehr kritisch hinterfragt werden, ob mit der Leistungserbringung begonnen wird, um das eigene Risiko gering zu halten.
